6 formas de ahorrar dinero en los viajes corporativos

El gasto en viajes de negocios internacionales, que ya alcanzó los 1,1 millones de millones de euros en 2021, es uno de los cinco gastos principales en empresas de cualquier tamaño. Recortar semejante gasto te ayudará a viajar de forma más rentable, pero no es fácil.

¿Cómo ahorrar dinero en los viajes corporativos? Ya no es cuestión de estrategias de alto nivel: necesitas que todos los empleados pongan de su parte. Desde el director financiero que quiere reducir los gastos anuales hasta el travel manager desbordado que trata de contentar a sus compañeros, o el viajero cansado al que le surgen gastos imprevistos. Esto es un trabajo en equipo.

En esta lista te contamos de forma clara y práctica cómo implicar a todo el equipo.

1. Deja flexibilidad para reservar vuelos

Cuando un empleado tiene que ir a otra ciudad, suele ser por necesidad. A veces una videoconferencia no es suficiente.

“Cuando se puede interactuar en persona, evitamos malentendidos comunes y añadimos lenguaje corporal y matices emocionales a la conversación, lo que acelera el intercambio de ideas”.

Tony Tie

Ya sea para visitar a un cliente o formar un equipo en una oficina nueva, es posible que las fechas del viaje permitan algo de flexibilidad. Cuando un travel manager , un director o un asistente ejecutivo reserva un vuelo para un empleado, necesita saber si hay margen de maniobra. Y casi siempre lo hay.

Dar con ese margen puede hacer que te ahorres hasta un 50 % en vuelos y hoteles. Por eso, anima a los empleados a ser proactivos con la flexibilidad en los viajes:

• En los formularios de solicitud de reservas, pide 3 fechas de salida y llegada en orden de preferencia, así los empleados proponen sus mejores opciones con antelación.
• Si las reservas se solicitan por correo electrónico, el travel manager puede pedir al empleado que proponga varias opciones y que, para el próximo viaje, las incluya en el correo desde el principio.
• Deja claro que la flexibilidad debería ser la norma, salvo que la situación no lo permita.
• Si dejas que los empleados reserven sus propios viajes con una herramienta de reservas para empresas, tendrán acceso a más información y un mayor control del proceso. De esta forma, pueden optimizar la planificación y ahorrar dinero sin enviar tantos correos.

2. Accede a un inventario de vuelos más amplio y económico

Sin duda, una de las formas más eficaces e inmediatas de empezar a recortar gastos de viaje es mejorar el inventario de vuelos disponible.

Las empresas que recurren a una agencia tradicional de viajes corporativos o que se asocian con aerolíneas se están perdiendo muchas ventajas.

Reservar con bastante antelación o en el último minuto, usar aerolíneas más económicas como EasyJet y Norwegian... El consumidor ya sabe todos los trucos para ahorrarse un dinero en los viajes. En cambio, las empresas ancladas en las típicas soluciones de viajes de negocios no sacan el máximo provecho de estas oportunidades.

Pero las empresas también se guardan un as bajo la manga: TravelPerk. Nuestra herramienta te ofrece el inventario de reservas más amplio del mundo en un solo lugar usando cientos de las mejores redes de viajes.

3. Facilita el cumplimiento de las políticas de viajes

Planificar con antelación es una de las medidas correctas para ahorrar en viajes corporativos.

Pero no siempre es posible, ya que muchos viajes tienen que reservarse con muy poca antelación. ¿Tus empleados a veces tienen que hacer la reserva por su cuenta? En vez de llamar a un agente de viajes, ¿les resulta más práctico hacerlo ellos?

Son muchos los que piensan que la gestión de viajes no avanza al ritmo que lo hace el sector, un 47 % para ser exactos. Por eso, a veces se hacen reservas al margen de las políticas de la empresa.

Además, muchas veces acaban sin leerse estas políticas, ya que pueden llegar a ser extensas, complicadas o difíciles de encontrar. Más de un 50 % de las empresas no tiene políticas para hacer reservas con el móvil. Y si este tipo de reservas es cada vez más frecuente, también lo serán los viajes que no cumplan las políticas.

Para evitarlo, las políticas deberían ser:

• Simples
• Fáciles de leer
• Prácticas

Es posible dejar que los empleados hagan sus propias reservas dentro de unas normas. Usa una herramienta que automatice totalmente tu política de viajes, incluidos los procesos de aprobación necesarios para reservas que no se puedan automatizar.

Los administradores pueden usar TravelPerk para definir directrices concretas y sencillas para distintos grupos de usuarios. Así, los empleados podrán reservar sus propios vuelos ajustándose al presupuesto. Cuando un viaje necesite aprobación, se enviará un correo automático.

De esta manera, la política queda integrada en un sistema de reservas que es práctico y no queda olvidado en una página web.

4. Define mejor los requisitos de reembolso

Cuando los empleados entregan informes de gastos, ves lo que han gastado tras el viaje, pero ¿están lo suficientemente detallados?

Esta falta de detalle puede desembocar en gastos fuera de control.

Imagina que el viajero solo envía un PDF del recibo de la tarjeta de crédito por el alojamiento en un hotel. Aquí no aparece información sobre otros gastos, como las comidas a cuenta de la habitación.

Con unos requisitos claros para presentar informes de gastos (como facturas completas y recibos detallados), evitarás compras furtivas, se respetarán los presupuestos y se cumplirán las políticas.

5. Observa tendencias en gastos de viaje

Cuanta más información, mejor. Si para ahorrar en casa, debemos saber en qué se va la mayor parte de nuestros ingresos, una empresa también tiene que entender qué aspectos de los viajes de negocios repercuten más en los gastos.

Estas son algunas de las preguntas que puedes hacerte:

• ¿Qué viajeros son los que gastan más?
• ¿Cómo se pueden reducir costes en traslados al aeropuerto, tarifas de wifi, etc.?
• ¿Qué debe cambiar en el trimestre para no superar el presupuesto de viajes anual del equipo?

No debería ser muy difícil obtener los datos que responden a estas preguntas.

Usa una herramienta de reservas de viajes que se integre con tu solución de control de gastos y genere informes que ahorren tiempo a los empleados. Luego, usa estos datos para identificar tendencias y optimizar tu presupuesto a largo plazo. Por ejemplo, puedes comprobar qué ciudades y viajes requieren menos presupuesto y en cuáles se gasta más. Así, puedes fomentar el cumplimiento de las políticas y optimizar el control de los gastos en los viajes de negocios.

6. Sé transparente e incentiva el control del gasto

Al recortar gastos de viajes, es importante ponérselo fácil a los empleados. Si no saben el motivo del recorte, no se sentirán implicados.

Por ejemplo, una empresa como Buffer, que trabaja en remoto y organiza encuentros presenciales cada año, podría decirles que hay que recortar gastos en los viajes a conferencias para mejorar la experiencia en el encuentro anual.

Cada empresa tendrá motivos diferentes. Y si la transparencia no es la opción más adecuada, tal vez ayuden los incentivos. Cuando ofreces bonificaciones, como un almuerzo para el equipo o puntos de fidelidad a quienes se ajustan al presupuesto, los travel managers darán con fantásticas ideas para reducir gastos. Con Rocketrip, puedes definir presupuestos individuales y dejar que los empleados se repartan lo que sobre si logran ajustarse al presupuesto.

Por último, los costes de los viajes son increíblemente complejos.

Son consecuencia de políticas generales y decisiones en el último momento. Pero si piensas de forma global y descubres cómo puede contribuir cada empleado, sabrás cómo ahorrar dinero en los viajes corporativos de la empresa.